회사생활의 중요한 커뮤니케이션 이메일 작성 요령

회사생활의 커뮤니케이션은 이메일로 통해 이루어 진다.

제가 처음 입사했을때 팀장님이 메일 관련해서 교육해 주셨던게 기억이 나네요.

"너를 모르는 사람들은 이메일을 보고 너를 판단할거야 이메일은 회사 생활에서 제일 중요하다고 생각 하면돼"

라고 하셨던 팀장님 생각이 나서 제가 아는 메일 쓰는법을 알려 드릴까 합니다.

그렇다고 이 블로그의 글이 맞다라고 생각 하시면 안됩니다.

회사마다 각각의 메일 쓰는요령이 있고, 어떤메일을 보고 배웠냐에 따라 달라질수 있습니다.

◆  제  목  ◆ 

메일뿐안 아니라 책을 보거나 보고서를 볼때도 제목을 보고 내용을 유추할수 있게 해야 합니다.

그래서 핵심단어 선정이 필요하고 제목만 보고도 중요한 업무인지 아니면 추후 확인해도 되는 메일인지 알수 있게 해야 합니다.

정말 급하거나 중요한 메일이면 앞에

[중요], [긴급], [요청] 등으로 표현 하시면 됩니다.

예를 들어 견적서, 발주서등을 보낸다고 하면

OOO품목 발주서 송부의 건

OOO견적서 요청의 건

업무요청은

OOO에 대한 업무 요청의 건

이렇게 포인트만 찍어 간략하게 써 주시면 됩니다.

회의소집이나 미팅관련 메일은 정확히 날짜 시간을 써주시면 좋아요 굳이 내용까지 안봐도 되는 정보니깐요.

◆  내  용  ◆ 

첫줄은 대부분 인사말을 씁니다.

안녕하세요 OOO팀 OOO대리 입니다. (타업체에 보낼때는 팀 앞에 회사명 붙여야 합니다.)

그후 내용은 정확한 전달이 필요한  핵심내용 들어간 간결한 문장이 있어야 합니다.

주저리 주저리 길게 쓰면 제대로 안읽어 버리는 사람도 많습니다 특히 공지

포인트가 되는 단어에는 파랑색 또는 빨강색 색상 표시나 밑줄로 포인트를 해주시면 좋습니다.

내용 정리가 안되시면 

1)

2)

3)

4)

로 전달하고자 하는 내용을 나눠 보내는 것도 좋은 방법 입니다.

◆  끝  맺  음  ◆ 

감사합니다. 

OOO 배상 or 올림 or 드림

여기서 배상 올림 드림에 대해 설명을 드릴테니 골라 쓰시면 됩니다.

배상 : 절하며 올린다는 뜻으로 나이나 지위가 높은 사람에게 사용하는 정중한 표현입니다.

올림 : 순 우리말로 배상과 같은 의미 입니다.

드림 : 올림과 비슷하지만 쓰기에는 먼가 애매 합니다. 동년배 거래처 아랫사람에게 쓰이기도 합니다. 

※요즘은 올림을 많이 쓴다고 합니다. 하지만 제가 다녔던 회사는 배상을 주로 사용 하였습니다.

◆  첨 부, 참 조  ◆ 

첨부파일의 용량이 클 경우 줄여서 보내는 것이 예의 입니다. 

또는 구글드라이버, 웹하드등을 이용해 링크를 보내주면 편이 좋습니다.

받는 사람은 반드시 이메일 내용을 알아야 하는 사람

참조는 직접적인 업무와 관계는 없어도 알아야 하는 사람

으로 구분 잘해서 보내야 합니다.

여담으로 참조도 잘 이용을 하셔야 하는데

현재 진행업무를 따로 보고할 필요 없고, 업무 증거용, 권력행사용으로도 사용 됩니다.

업무요청시 

팀장 또는 임원을 참조로 해서 보내면 받는 입장에서는 부담감을 느끼게 해주는...?

거래처에서 견적서를 보낼때 제목으로는 OO회사 OOO품목에 대한 견적서 보내드립니다.

라고 보내고 내용은 한글자도 없이 보내는 업체가 있더라구요

정말 딴업체 알아보고 싶어지니 본문도 꼭 써주세요.

간략하게 이메일 작성에 대해 알려 드렸는데 조금이나마 도움이 되셨으면 합니다.